L’entretien annuel, élément clé de la gestion de carrière

L’entretien individuel annuel prend de plus en plus d’importance au sein des entreprises, et fait désormais partie intégrante de la gestion des hommes dans l’organisation. Sandrine Virbel est responsable Ressources Humaines depuis plus de 10 ans. Au cours de sa carrière, elle a évolué à des postes généralistes et orientés vers le développement RH  dans des entreprises de toutes tailles. Dans cette interview, elle dresse une synthèse efficace des tenants et aboutissants de l’entretien annuel.

Les objectifs de l’entretien annuel

Pour l’entreprise en général et pour le manager en particulier, l’entretien annuel est un moment privilégié de contact et de dialogue avec le collaborateur. C’est le moment de prendre de la hauteur, d’évaluer bien sûr ce qui s’est passé dans l’année écoulée, de préparer l’année à venir mais aussi de repréciser les engagements de chacun. Les objectifs primordiaux sont de reconnaître le collaborateur, de le faire progresser et de fixer la feuille de route pour l’année à venir, le tout en se donnant les moyens humains et matériels (formation, suivi…) pour parvenir à la bonne réalisation…

Le terme de management de proximité prend tout son sens avec cet exercice annuel. Pour le collaborateur, outre le fait d’avoir un échange particulier avec sa hiérarchie et de voir ses mérites reconnus, il s’agit de prendre du recul par rapport à son travail, sa fonction, réfléchir et fixer ses priorités professionnelles, ses points forts et ceux qu’ils restent à améliorer.

Pour les deux parties en présence, l’objectif est d’échanger dans un climat de confiance et de s’entendre sur les besoins, les attentes, les souhaits mutuels.

L’entretien annuel, élément incontournable de la « gestion de carrières »

Lors de l’entretien, le dialogue se porte sur le vécu de l’année écoulée et sur une projection de l’année à venir. En découle  un bilan sur les compétences et les savoirs mobilisés dans le passé et le présent et ceux qui seront nécessaires à l’avenir.

Selon la stratégie définie pour l’entreprise, la DRH va exploiter les entretiens pour mesurer l’employabilité des collaborateurs, rectifier les écarts dommageables tant pour le salarié que pour l’entreprise, mettre en avant les potentiels et les talents remarquables. Nous entrons par là de plein pied dans une gestion de carrière raisonnée et efficace.

En ce sens, l’entretien annuel est un acte de management, de communication et de gestion de la RH dans sa composante « développement ». L’entretien se pose donc comme un outil de gestion carrière incontournable.

Entretien annuel : contredire les idées reçues

Trop souvent, les entretiens ont mauvaise presse auprès des collaborateurs comme des managers.  Ils sont vécus comme une charge supplémentaire et inutile dans un quotidien déjà bien rempli. Ils prennent parfois des allures de tribunal. Certains managers font l’erreur de vouloir se débarrasser au plus vite de l’entretien, ils en oublient d’effectuer un balayage constructif des réussites et des échecs de l’année. Le dialogue est donc impossible et se solde par un monologue vite expédié. Le temps de préparation de l’entretien est réduit au minimum. Comment avoir un dialogue pertinent dans ces conditions ?

Mais l’erreur la plus flagrante est de ne pas laisser le collaborateur dresser le bilan de son année et de lui asséner les « vérités managériales ». Le collaborateur est capable et doit avoir une analyse de sa situation, le manager doit l’écouter attentivement ne serait-ce que pour remettre en cause son niveau de perception de la réalité et demeurer objectif.

Enfin, la conclusion ne doit pas être traitée à la légère par le manager. C’est un moment-clé de l’entretien, celui où le manager se doit de rappeler les éléments essentiels de l’échange : points forts, points à améliorer, actions envisagées, objectifs…Les managers oublient aussi de conclure sur une note positive…

Mise en place des entretiens annuels : dépasser le cadre théorique

J’ai le cas concret d’une entreprise dans laquelle je suis arrivée pour créer la fonction RH de A à Z et donc mettre en place les entretiens annuels.Des entretiens étaient réalisés mais se bornaient à une négociation de la rémunération avec la hiérarchie directe. J’ai créé pour l’occasion des supports adaptés : grilles d’entretien, guides pour manager et pour collaborateur mais j’ai aussi mis en place et animé des sessions de formation pour expliquer les objectifs et le déroulement des entretiens. Pour dépasser le cadre trop théorique que pouvait revêtir ce type de formation, des mises en situations commentées où chaque personne se mettait tour à tour dans la peau  du manager ou du collaborateur ont éclairé mon propos et montré de façon pratique ce qu’est l’entretien annuel.

L’entretien annuel, la personnalisation essentielle

L’entretien annuel doit être pris au sérieux, en tant qu’outil important pour l’évolution de chacun et pour l’entreprise en elle-même. Les supports utilisés doivent être clairs et adaptés, il ne sert à rien d’utiliser des modèles glanés de ci de là s’ils sont éloignés des besoins de l’entreprise. Les règles du jeu doivent être posées d’entrée : qu’est ce que l’entretien, comment se préparer qu’on soit manager ou collaborateur, comment va se dérouler l’entretien, comment il va être exploité par la suite (DRH, manager…), un suivi est-il mis en place…

L’entretien doit absolument être intégré comme un acte fort de management, il nécessite une formation des managers, des collaborateurs, des outils adaptés et exploitables, un suivi et une exploitation dans la GPEC, la formation, la gestion de carrière…

Entretien annuel et négociation salariale : des synergies évidentes

Il y a un lien indéniable entre la négociation salariale et les entretiens annuels. L’appréciation du salarié lors de l’entretien annuel permet de veiller à l’élaboration et à la bonne utilisation des règles de rémunération et d’augmentation, de dotation de primes, dans un souci d’équité générale. Les faits mis en avant lors de l’entretien (objectifs, résultats, maîtrise du poste…) donnent la possibilité de garantir une meilleure prise en compte du travail effectué lors de la révision de la rémunération. C’est également un point important pour la fixation des budgets de l’année et de la maîtrise cohérente de la masse salariale.

Avenir de l’entretien annuel : vers une intégration dans la stratégie de l’entreprise

Conclusion

L'entretien annuel est un acte de management à part entière et occupe une importance croissante dans la politique de gestion des Ressources Humaines des entreprises, et donc dans leurs stratégies. Il convient donc de le mettre en place avec le plus grand soin, en l'adaptant à l'activité de l'entreprise et aux attentes vis à vis des collaborateurs. L'entretien annuel ne doit  surtout pas être perçu comme une charge inutile, et encore moins prendre des allures de tribunal comme c'est parfois le cas !