Managers, tout ce qu’il faut savoir sur l’entretien annuel

Mener un entretien annuel ne s’improvise pas. Cet exercice exige une vraie préparation du manager, et des compétences bien particulières. Raphael Moulun a travaillé plus de 30 ans en entreprise, d’abord comme support technique après vente puis comme chef de projet monétique dans le secteur des nouvelles technologies, et en tant que commercial, et enfin comme DRH au sein du groupe informatique Bull. En 2012, il crée sa société SPIN RH Conseil et Coaching, spécialisée dans l’audit des organisations, la prévention des risques psycho-sociaux et le coaching de dirigeants. Il nous fait part de son expérience de l’entretien annuel. Des objectifs pour le manager aux liens avec la négociation salariale, en passant par les erreurs fréquemment commises, il passe en revue les principaux aspects de cet exercice et nous apporte son éclairage d’expert.

L’entretien annuel, objectifs pour le manager

Dans le cadre de l’entretien annuel, le manager doit :

• Faire un bilan, avec le collaborateur, de l’année passée et évaluer d’un commun accord si les objectifs fixés ont été atteints, voire dépassés,

• Fixer les objectifs de l’année future et les présenter au collaborateur pour approbation effective, après éventuels ajustements,

• Exprimer au collaborateur ses points forts, ses axes d’améliorations et les évolutions constatées au cours de l’année passée. Savoir le féliciter, l’encourager, le remercier, mais aussi lui faire des reproches factuels si besoin,

• Étudier avec le collaborateur les moyens de le développer en renforçant ses points forts et en comblant ses éventuelles lacunes (formation par exemple),

• Évaluer le moyen de fidéliser le collaborateur et comprendre son souhait d’évolution à court, moyen et/ou long terme,

• Laisser un temps de parole au collaborateur pour lui permettre de librement exprimer ses demandes, ses souhaits, ses inquiétudes ou reproches.

L’entretien annuel, objectif pour l’entreprise

Pour l’entreprise, l’entretien annuel a plusieurs vocations :

• Décliner de façon formelle, et à travers le management, les objectifs à réaliser et les cibles à atteindre

• Permettre à tous les salariés un temps d’échange avec le management pour aborder entre autres les compétences et les qualités relationnelles de chacun,

• Reconnaître les meilleurs salariés et les fidéliser par divers moyens, l’augmentation salariale n’étant que l’un de ces moyens,

• Bénéficier d’un retour sur le climat social des salariés au sein de l’entreprise.

Les erreurs fréquentes du manager

Voici à mon sens les erreurs fréquemment commises par les managers, qui nuisent au bon déroulement de l’entretien annuel  et limitent son efficacité.

• Ne pas prendre le temps de créer une relation de confiance en début d’échange et se précipiter dans le bilan de l’année passée,

• Oublier de valoriser son interlocuteur et reconnaître ses points forts avant de mettre en avant ses axes de progrès, voire ses erreurs passées,

• Ne pas prendre le temps de recueillir la perception de son collaborateur sur sa façon de manager, une occasion pour le manager de progresser et de comprendre ce qui est efficace dans sa pratique et ce qui l’est moins.

Savoir s’adapter à ses interlocuteurs, clé de la réussite des entretiens

Ces 10 dernières années, en tant que DRH, j’ai eu des échanges avec mes collaborateurs mais aussi avec mon/mes managers. Ces échanges étaient en moyenne de 1 à 2 heures, suivant le profil de mon interlocuteur. Exemples :

• « l’empathique » a besoin de reconnaissance,  d’échanges, de temps,
• le « travaillomane » veut un entretien structuré, un timing respecté,

Je me rappelle de Magali, l’une de mes meilleures collaboratrices, avec qui je n’ai pu efficacement faire le bilan de l’année passée qu’après lui avoir permis d’exprimer son désaccord avec moi sur la charge de travail et l’ampleur des responsabilités que je ne cessais de lui donner… Elle a fondu en larmes, et l’accueil de cette forte émotion a été cruciale pour la suite de l’entretien.

Après voir retrouvé son calme, nous avons pu échanger ensemble et conclure que jamais elle ne m’avait encore exprimé cette angoisse, jusqu’à ce jour.

Elle était en effet toujours très fière de cette valorisation sur le moment, mais cela la conduisait malheureusement à travailler même le week-end. Ce qu’elle n’avait jamais osé m’exprimer…

Entretien annuel, le rôle d’un coach pour aider les managers

L’échange de l’entretien annuel dépasse la simple relation qu’entretient un manager avec son collaborateur. Cet espace de « bilan et de libre échange » peut donner lieu à de nombreuses expressions d’émotions : colère, tristesse, peur, et même joie débordante !

Suivant l’égo de chacun, la mise en lumière factuelle de « non performance », ou de « manque de compétences » peut générer un stress intense et toutes sortes de situations délicates que le manager doit être capable d’accueillir et de contrôler.

Tout manager a sa zone d’inconfort. Certains savent faire face à une forte colère mais pas à une crise de larmes. D’autres savent rassurer en cas de peur incontrôlée, mais sont terrorisés par des cris de fureur.

Le Coach travaille en amont sur les moyens qu’a le manager d’accueillir les émotions, gérer les situations conflictuelles, ou savoir par exemple dispenser à son collaborateur des informations factuelles sur son savoir être ou son savoir faire. Ce travail est individualisé et répond donc au besoin du client coaché.

La relation entre l’entretien annuel et l’augmentation de salaire ?

L’entretien annuel est un des éléments qui rentre en compte dans la décision d’augmentation de salaire. Je recommande qu’il n’y ait pas de lien automatique, la relation entre manager et collaborateur s’intégrant dans une relation plus globale impliquant d’autres acteurs qui peuvent aussi avoir leur mot à dire : Ressources Humaines notamment, dans les grandes sociétés.

Conclusion

Les entretiens annuels ne doivent pas être considérés comme des événements ponctuels, mais doivent s’inscrire au contraire dans un processus de longue durée. Aussi, je recommande d’informatiser les formulaires d’entretien, les préparer puis les finaliser « en ligne » à la suite de l’entretien, et veiller à une centralisation des documents sur le long terme. Combien de documents restent enfermés dans des bureaux et se perdent au fil du temps ?