L'entretien annuel du manager, mode d'emploi

L’entretien annuel est un rendez-vous d’échange entre un salarié et son supérieur hiérarchique. Pour en parler, nous donnons ici la parole à un expert des ressources humaines : Richard Souske. Cet expert a successivement occupé des fonctions de chercheur, de responsable administratif, et de consultant dans un cabinet de recrutement parisien. Après avoir suivi une formation polyvalente dans des domaines variés (littéraires, scientifiques, juridiques et psychologiques), il est aujourd'hui’hui consultant en Ressources Humaines. Également formateur en psychologie, il nous livre donne sa vision de l’entretien annuel, en insistant sur la nature des rapports employeur-salarié.

L’entretien annuel, le manager au service de son salarié

L’objectif principal de l’entretien annuel est de faire progresser le salarié par l’analyse réaliste de ses atouts et de ses axes de progrès, ou points d’efforts. Les préoccupations du manager doivent donc être axées quasi exclusivement sur les intérêts du salarié. Comment le faire progresser ? Comment l’aider à devenir plus performant, à mieux utiliser ses forces ?

Pour cette raison, l’entretien annuel doit être soigneusement préparé par le manager. Rien de pire que l’improvisation ou la superficialité : un manager peu préparé risque de se cantonner à des éléments subjectifs et des événements récents, ce qui n’est pas l’objet de l’entretien annuel. Ses objectifs peuvent être de natures diverses en fonction de la problématique du salarié : soit le convaincre d’une nécessité de changement de fonction, soit l’encourager à demeurer à son poste malgré les difficultés rencontrées.

Confiance et liberté d’expression : les clés de la réussite de l'entretien annuel

Lors d’un entretien annuel, le manager attend de son salarié une analyse rigoureuse et objective de ses résultats ainsi que la reconnaissance de ses erreurs éventuelles ou de ses échecs. Basée sur des faits avérés, et reconnus par les deux parties, l’analyse sera forcément plus constructive. Pour que le salarié soit le plus objectif possible, il revient au manager de prendre les dispositions nécessaires : la réussite de l’entretien annuel repose sur la capacité du manager à créer un climat de confiance avec son salarié. Ceci passe, par exemple, par une présentation claire du déroulement du rendez-vous dès l’amorce de l’entretien, suivi d’un retour sur les points forts du salarié.

De son côté, le salarié doit jouer le jeu et être capable de s’exprimer librement, sans langue de bois. Par exemple, s’il a des reproches à faire à son manager, et que ceux-ci sont fondés, il est dans son intérêt de le dire ouvertement. C’est l’occasion pour lui de démontrer qu’il est bien à sa place ou encore qu’il manque de moyens pour mener à bien les projets et missions qui lui sont confiés. C’est aussi pour lui l’opportunité d’exprimer ses besoins en formation.

Mener un entretien annuel : la boite à outil personnalisée

En tant que consultant en ressources humaines, j’ai élaboré un système de « boîte à outils » personnalisée pour aider les managers à mener leurs entretiens annuels. Ces « outils » sont ajustés et adaptés en fonction de leurs besoins et attentes. Il s’agit de travailler par exemple sur :

• La réalisation d’entretiens de simulation face à des salariés « difficiles ». Ces entretiens sont organisés sous forme de jeu de rôle pour les préparer au mieux à ce type de situation.
• Des méthodes de préparation soigneuse de l’entretien annuel sans rien oublier, à partir d’une « check-list » avec notamment l’intégration d’un projet d’évolution du salarié.
• La mise en place d’ateliers d’entraînement à la reformulation positive : l’objectif est de lutter contre le penchant naturel qui consiste à ne souligner que les points négatifs, et de trouver « normal » que tout aille bien.

J’insiste sur le fait qu’il importe d’utiliser cette boîte à outil de manière différenciée en fonction d’un contexte spécifique et non de façon stéréotypée ou standardisée.

Les points sensibles de l’entretien annuel

La situation la plus délicate lors des entretiens annuels est la suivante : lorsque le manager se trouve en face d’un salarié en échec. En effet, celui-ci peut avoir tendance à chercher un bouc émissaire pour se justifier ou se montrer agressif en créant un climat de tension. Au manager de se montrer diplomate, et d’user de tact pour signifier à son salarié ses erreurs sans le blesser.

La conclusion de l’entretien annuel est essentielle. Quelle que soit la situation, il importe de conclure sur une note constructive, et ce quelle que soit l’ambiance  ou la teneur des propos échangés. L’inverse pourrait être une source immédiate de démotivation, forcément nuisible à l’entreprise.  Il faut remplir et compléter les formulaires appropriés pour garder une trace précise des échanges et mettre aussitôt en œuvre les décisions prises.

Conclusion :

La réussite de l’entretien annuel est conditionnée par la capacité des deux parties (évalué, évaluateur) à prendre le plus au sérieux ce moment important. A commencer par le manager. Ces conseils d’un professionnel des ressources humaines devraient vous donner des clés pour gérer au mieux cet exercice, dans l’intérêt du salarié, le vôtre et celui de l’entreprise.