Managers : l’entretien annuel en 6 étapes

L’entretien annuel requiert un travail en amont du manager sur chacun de ses interlocuteurs... Ce rendez-vous ne s’improvise pas, et celui-ci doit respecter des règles  bien précises s’il veut en tirer un maximum de bénéfices. Marie-Laure Voisard est co-fondatrice d'Amvoilure, cabinet de coaching et de conseil en management. Elle a ainsi accompagné la mise en place de dispositifs d’évaluation et animé des formations sur l’entretien annuel auprès de nombreux managers. Dans cet article, elle nous expose ses conseils pour réussir un entretien annuel en 6 étapes.

1°) Faire un bilan de l’évalué

Pour chaque subordonné, le manager doit faire un bilan en amont. Ce bilan doit permettre de :

• Réfléchir aux forces et aux points à améliorer en les reliant à des faits concrets
• Faire un choix stratégique sur les axes principaux de l’entretien dans les forces ou dans les axes d’amélioration car tout ne peut être abordé dans le détail. Pour éviter de noyer son collaborateur, je recommande de limiter à 3 les axes d’amélioration. Il est donc nécessaire d’y réfléchir en amont pour déceler les points essentiels.
• Réfléchir en quoi les forces de l’évalué peuvent l’aider dans ses axes d’amélioration (ex : comment une expérience réussie peut se transposer dans un contexte plus difficile et servir de levier).
• Faire le point sur les formations suivies par l’évalué durant l’année : compétences développées, impact sur le travail…

2°) Préparer l’avenir

En principe, le manager ne doit pas découvrir le jour J le profil de l’évalué. Il doit être capable d’analyser lui-même son potentiel et donc ses aptitudes à évoluer au sein de l’entreprise. Il doit aussi connaître ses points forts, ses points faibles et donc percevoir ses besoins en formation éventuelle. De plus en plus d’entreprises mettent en avant « le développement des collaborateurs ».En ce sens, il doit :

• Construire les objectifs du salarié, en lien avec les objectifs de l’entreprise sans négliger les objectifs sur le plan comportemental
• Réfléchir aux évolutions possibles de l’évalué
• Réfléchir aux besoins d’accompagnement et de formation
• Si l’évalué participe à de nombreux projets, demander du feedback aux différents chefs de projets sur ses compétences et son comportement.

3°) Fixer le rendez-vous

Pour que l’entretien annuel ait un sens, les deux parties doivent y être préparées. Par conséquent, le manager se doit d’avertir son subordonné de la date et de la durée maximum (2 heures) de l’entretien, et ce entre une semaine et 15 jours à l’avance. Ce rendez-vous devra avoir lieu dans un endroit neutre et calme. A cette occasion, le manager demande à son salarié de préparer de son côté son évaluation, et précise l’état d’esprit dans lequel l’entretien se déroulera : une évaluation partagée.

4°) Rencontrer son N+1 (N+2 de l’évalué), éventuellement le RH

Cela n’est pas toujours appliqué, faute de temps. Mais, pour bien faire, il est recommandé à l’évaluateur de valider sa perception, l’orientation qu’il souhaite donner à l’entretien et les possibilités d’évolution de son subordonné auprès de son supérieur hiérarchique. On y aborde les sujets suivants : promotion, mutation, rémunération (si elle est abordée, cela dépend des entreprises). Parfois, il est préférable d'échanger avec le RH avant l'entretien pour pouvoir éclairer et conseiller au mieux son collaborateur sur les possibilités d'évolution ou de projet professionnel.

5°) Arriver préparé à l’entretien annuel

Les deux premières étapes citées ci-avant permettent de préparer l’entretien dans le fond. On formalise cette préparation sur les grilles d’évaluation, et supports d’entretien.

6°) L’entretien

Pour mener à bien l’entretien annuel, le manager doit respecter les règles suivantes :

• Avoir un support vierge à remplir durant l’entretien et s’aider de sa préparation
• Donner la parole à l’évalué et le laisser s’exprimer (70% N, 30% N+1)
• Remplir le support au fur et à mesure de l’entretien
• Inciter l’évalué à faire des propositions et s’impliquer
• En cas de  blocage ou désaccord, ne pas vouloir à tout prix les régler pendant la durée de l’entretien
• Conclure en faisant une synthèse rapide des divers points abordés, puis faire un rappel des prochaines étapes et des principaux objectifs de l’année à venir.

Conclusion

Le travail du manager n’est pas terminé à la clôture de l’entretien. Il doit faire l’objet d’un suivi, matérialisé par des bilans intermédiaires qui permettent de suivre la progression du salarié, et de le soutenir si nécessaire. En outre, le manager doit faire preuve de souplesse et d’adaptabilité : si l’évolution du contexte, de l’environnement ou de l’organisation remet en question les objectifs fixés à l’entretien, il est important de les redéfinir.Il faut voir l’entretien annuel comme un acte important de management, sans oublier que l’acteur principal en est l’évalué et pas l’évaluateur.