Qu'est-ce que les frais professionnels ?
Le terme de "frais professionnel" désigne toute dépense réalisée par un salarié dans le cadre de l'exercice de ses fonctions, dès lors que celle-ci est directement liée à son activité professionnelle. En toute logique, ces frais à la charge du salarié son remboursés par l'entreprise. Cet article vous expose le fonctionnement de base des frais professionnels.
Les frais professionnels en quelques mots
Les frais professionnels sont les charges engagées par le salarié inhérentes à son activité professionnelle. Pour faire simple, il s'agit de toutes les dépenses réalisées pour remplir sa mission, mener à bien son travail. Ces frais doivent faire l'objet d'un remboursement de la part de l’entreprise. Les frais professionnels sont de natures diverses :
- Frais de transport
- Frais d’alimentation
- Frais kilométriques (utilisation du véhicule personnel pour des déplacements professionnels)
- Frais de mobilité professionnelle (exemple: hébergement provisoire suite à une mutation, dépenses de déménagement...)
- Frais de télétravail (pour les personnes qui travaillent depuis leur domicile ou en dehors des locaux de l'entreprise)
- Frais pour l'utilisation professionnelle d'outils issus des NTIC (nouvelles technologies de l'information et de la communication)
- Les frais d'habillage
Les modalités de remboursement des frais professionnels
Il existe deux types de remboursement des frais professionnels : Le remboursement forfaitaire, et le remboursement sur les dépenses réelles engagées.
Dans le cas du remboursement forfaitaire, le salarié est remboursé sous formes de primes régulières (primes de transport, prime de repas...). Ces primes peuvent être prévues par le contrat de travail, par une convention collective ou par un usage en vigueur dans la profession. Par exemple, dans les métiers dits « de terrain », comme les commerciaux sédentaires, ce type de frais professionnels est très utilisé, notamment pour les repas. La société verse chaque mois à ses commerciaux un montant de 12 € par exemple, quelque soient les dépenses réelles. Dans ce cas, le remboursement des frais est dû, et aucun justificatif n'est demandé.
Pour le remboursement sur les dépenses réelles engagées, vous devez présenter des justificatifs à votre employeur. Pour l’essentiel, il s’agit donc de factures. Contrairement aux avantages en nature, les frais professionnels ne font pas partie du salaire.
Entreprises, exonération des frais professionnels
Les frais professionnels ne sont pas imposables et ne sont pas soumis aux cotisations sociales. Toutefois, des limites d’exonérations sont fixées, pour chaque catégorie de frais professionnels, dont voici quelques exemples, au premier janvier 2013. Au delà de ces sommes, l'entreprise paye des cotisations sociales.
Salarié contraint de prendre son repas au restaurant | 17,70 € |
Indemnité de grand déplacement | 17,70 € pour les 3 premiers mois, puis dégressif quand la durée augmente |
Indemnité journalière destinée à compenser les dépenses d'hébergement et les frais supplémentaires de nourriture dans l'attente d'un logement définitif pour une durée ne pouvant excéder 9 mois. | 70,40 € |
Frais de déménagement | Dépenses réelles |
Pour plus d'informations, nous vous conseillons de vous rendre sur le site de l'URSSAF.
Conclusion
En fonction des secteurs, l'utilisation des frais professionnels est plus ou moins pratiquée. Ces sommes dépensées pour l'exercice de votre travail ne sont en aucun cas déduites de votre salaire et votre entreprise doit vous les rembourser. Soit sous forme de primes forfaitaires versées mensuellement (17,40 € par repas x 20 jours = 348 € nets) quelques soit vos dépenses réelles. Soit sous forme de remboursement des sommes réelles engagées, sur présentation des justificatifs.