Le fonctionnement des congés payés

Les congés payés constituent un droit pour les salariés et donc, une obligation pour les employeurs. L'employeur rémunère les congés payés selon un cadre légal prédéfini.

Tout salarié y a droit : qu’importe son emploi, sa catégorie, sa qualification professionnelle, la nature de sa rémunération et son horaire de travail (salarié à temps complet et à temps partiel). Depuis, le 22 mars 2012, il n’existe plus de période de carence.

• Les salariés intérimaires perçoivent une indemnité de congés payés, qu’importe la durée de la période travaillée.
• Les salariés sous CDD perçoivent une indemnité compensatrice de congés payés dès que le régime de congés payés applicable dans l’entreprise ne leur permet pas une prise effective de ces congés.

L'employeur n’a pas le droit de priver le salarié de congés payés. Le salarié quant à lui est obligé de les prendre sous peine de les perdre.

En revanche, la rémunération d'un travail chez un autre employeur pendant sa période de congés est strictement interdite : il constitue même un motif sérieux et réel de licenciement.

Le régime légal correspond aux avantages minimaux accordés aux salariés, en l'absence d'accords collectifs ou de conventions collectives, généralement plus favorables à leur égard.

Le régime légal des congés payés est, comme son nom l'indique, celui qui est défini par le Code du travail. Mais dans de nombreuses entreprises, les salariés peuvent bénéficier de dispositions plus favorables, issues de la convention collective, d'un accord collectif, ou bien des usages.

Il n y'a rien qui empêche malgré tout cela à ce qu'un employeur puisse accorder des avantages spécifiques à son personnel. Le régime légal correspond aux avantages minimaux accordés aux salariés d'une entreprise.

Les congés payés sont un droit pour le salarié, que celui-ci soit en CDI ou en CDD, à temps plein ou à temps partiel.

Sommaire : 

I) La période de référence et les jours ouvrables : période d’acquisition des congés payés

A) Les jours ouvrables
B) Les jours ouvrés : la dérogation

II) Le calcul du nombre de jours de congés : Comment acquérir des jours de congés payés ?

III) Calcul de l’indemnité de congés payés

IV) Calcul des congés payés en cas d’absence

V) La date de prise des congés payés : Qui établit les dates de prise des congés payés ?

VI) Les règles en matière de répartition des congés payés

VII) Les conséquences de la maladie durant les congés payés

A) Le salarié tombe malade pendant ses congés
B) Le salarié est absent pour maladie ou pour un accident au moment du départ en congés
C) Congés payés et rupture du contrat de travail

VIII) Le salaire

I) La période de référence et les jours ouvrables : période d’acquisition des congés payés

La période de référence sert au calcul des congés payés. Elle commence le 1er juin de l’année civile précédente et se termine le 31 mai de l’année civile en cours.

Une autre date peut être fixée par convention ou accord collectif de travail.

Il faut préciser que, dans les professions du bâtiment et des travaux publics et les professions relevant de caisses de congés payés, la période de référence est comprise entre le 1er avril et le 31 mars.

A) Les jours ouvrables

Selon le droit commun des congés payés (CP), le salarié acquiert 2,5 jours de congés payés par mois, donc au total 30 jours ouvrables par an?
Les jours ouvrables correspondent à six jours (en principe du lundi au samedi) par semaine civile.

Lorsqu'il prend ses congés payés, on décompte au salarié le nombre de jours ouvrables compris dans la période en commençant au premier jour ouvrable qui aurait normalement dû être travaillé et en terminant par le dernier jour ouvrable dans la période.

Par conséquent, les jours ouvrables sont tous les jours de la semaine, sauf :

Le jour de repos hebdomadaire légal (dimanche en principe) ;
Les jours reconnus fériés par la loi et habituellement non travaillés dans l’entreprise.

B) Les jours ouvrés : la dérogation

Il est possible que l’acquisition et la prise de congés payés puissent se faire en jours ouvrés, à condition que ce mode de calcul soit aussi favorable pour le salarié qu’en jours ouvrables et selon la formule légale.

Les jours ouvrés correspondent à cinq jours (soit en principe du lundi au vendredi) par semaine civile. On décompte au salarié le nombre de jours ouvrés compris dans la période en commençant au premier jour ouvré qui aurait normalement dû être travaillé et en terminant par le dernier ouvré compris dans la période. Donc, le salarié obtient 2,08 jours de congés payés par mois, ce qui équivaut au total à 25 jours ouvrés à l’année 

Une remarque finale : L’entreprise peut passer d’un système d’ouvrables à ouvrés sous réserve de l’information et de la consultation préalable de ses instances représentatives du personnel.

II) Le calcul du nombre de jours de congés : Comment acquérir des jours de congés payés ?

L’article L.3141-3 du Code du travail dispose que « le salarié a droit à un congé de deux jours et demis ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur » Un salarié n’a donc pas besoin d'avoir travaillé une certaine durée chez le même employeur pour avoir droit à des congés payés.

L’article L.3141-3 prévoit que le salarié a droit à 2,5 jours de congés par mois de travail effectif, chez le même employeur. Tout cela équivaut à 30 jours ouvrables de repos (5 semaines) pour une année complète de travail (du 1er juin au 31 mai). Les jours de congés payés sont acquis au prorata du temps de présence dans l'entreprise.

La prise de congés doit respecter certaines règles.

Ainsi, pendant sa période de congé principal (généralement pendant les vacances d'été), le salarié ne peut pas prendre plus de 24 jours ouvrables d'affilée, soit 4 semaines de congés (sauf dérogations particulières justifiées par des contraintes géographiques). Si le congé est inférieur ou égal à 2 semaines (soit 12 jours ouvrables), il doit être pris de façon continue.

Il convient de préciser que certaines périodes d’absence sont considérées comme des périodes de travail effectives, notamment :

• Les périodes de congés payés,
• Les contreparties obligatoires en repos,
• Les périodes de congé de maternité et d’adoption,
• Les périodes, dans la limite d’une durée ininterrompue d’un an, pendant lesquelles l’exécution du contrat de travail est suspendue en raison d’un accident du travail ou d’une maladie professionnelle,
• La « journée défense et citoyenneté » (JDC),
• Les périodes de congé de formation,
• Les périodes assimilées conventionnellement à ces situations.

Les jours de repos accordés au regard d’un accord collectif conclu en application de l’article L. 3122-2 du Code du travail sont considérés comme des périodes de travail effectif pour la détermination de la durée du congé.

III) Calcul de l’indemnité de congés payés

Il existe deux modes de calcul possibles. La solution la plus positive pour le salarié devra être retenue :

• Soit une indemnité égale à la rémunération qui aurait été perçue pendant le congé si le salarié avait continué à travailler ;
• Soit une indemnité égale à 1/10e de la rémunération totale brute perçue par le salarié pendant la période de référence (1er juin-31 mai).

La rémunération brute de référence inclut :

• Le salaire de base,
• Les accessoires du salaire : prime de production, prime de risque lié à l’emploi, majorations pour heures supplémentaires, avantages en nature, indemnité de fin de contrat à durée déterminée.

Cette indemnité est due et versée à la date de paiement habituelle des salaires.

Il faut savoir que, lorsqu’il y’a rupture du contrat de travail, les congés sont versés sous la forme d’une indemnité compensatrice.

De plus, les salariés qui relèvent d’une caisse de congés payés sont directement indemnisés par cette caisse. C’est le cas des salariés du bâtiment et travaux publics, les intermittents du spectacle ou encore les dockers.

IV) Calcul des congés payés en cas d’absence

En effet, lorsque le salarié est absent au cours de la période de référence, le décompte en jours ouvrables des congés s’effectue suivant la règle la plus favorable au salarié :

• Soit il se base sur un décompte par mois de travail effectif : 2 jours 1/2 de congés,
• Soit il se base sur un décompte en semaines : 4 semaines de travail ouvrent droit à 2 jours 1/2 de congés ;
• Soit il se base sur un décompte en jours : octroi de 2 jours 1/2 de congés pour une période de 24 jours de travail (horaire sur 6 jours) ou 22 jours (horaire sur 5 jours 1/2) ou 20 jours (horaire sur 5 jours).
• Lorsque le nombre de jours de congés acquis n’est pas entier, la durée du congé est portée au nombre immédiatement supérieur (par exemple, 26,5 jours de congés sont arrondis à 27 jours).

La totalité des heures qui ont été chômées, au titre de l’activité partielle, sont prises en compte pour le calcul de l’acquisition des droits à congés payés.

V) La date de prise des congés payés : Qui établit les dates de prise des congés payés ?

A défaut de convention ou accord collectif ou d'un usage, c’est l’employeur qui fixe, après avoir consulter les représentants du personnel, s’ils existent, la période ordinaire des congés dans l’entreprise.

Il faut aussi préciser qu’il est tout à fait possible pour un employeur de modifier vos dates de congés après son acceptation. Cependant, et sauf cas de circonstances exceptionnelles, l'ordre et les dates de départ fixés au préalable par l'employeur ne peuvent pas être modifiés dans le délai d'un mois avant la date prévue du départ (Article L3141-16 du Code du travail).

Il faut aussi préciser que, si votre employeur veut modifier vos dates de congés et que vous partez en en congés payés sans son accord, aux dates prévues au départ, votre acte ne constitue pas une faute (Cass. Soc. 20 novembre 1980, n°79-41040).

L’article L.3142-16 du Code du travail fixe cette période d’ordre des départs en congés, qui prend en compte la période écoulée entre le 1er mai au 31 octobre : elle devra faire l’objet d’une information auprès du personnel, par voie d’affichage, 2 mois au moins avant son ouverture.

Cet ordre est fixé après avis, le cas échéant, des délégués du personnel, en tenant compte :

• De la situation de famille des salariés,
• De leur ancienneté,
• De leurs activités chez un ou plusieurs autres employeurs.

Les congés acquis au titre de l’année de référence antérieure doivent être épuisés au 30 avril de l’année en cours. Le report de congés d’une année sur l’autre n’est  pas admis, sauf cas spéciaux.

En pratique, vous pouvez proposer à votre employeur les dates de congés que vous souhaitez prendre. Celui-ci peut les accepter ou les refuser en tenant compte des contraintes d'activité de l'entreprise, en arbitrant notamment avec les demandes de dates émises par les autres salariés de l'entreprise.

Ainsi, vous ne pouvez pas décider seul de vos dates de départ en congés. En revanche, si vous vous absentez en l'absence d'accord de votre employeur, vous encourez des sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement.

Il convient de préciser que, au retour d’un congé de maternité ou d’adoption, les salariés ont droit à leur congé payé annuel, qu’importe la période de congé payé retenue par accord collectif ou par l’employeur.

Par conséquent, les salariés, dont le congé de maternité ou d’adoption coïncidait avec la période de prise des congés payés applicable dans l’entreprise, pourront prendre leurs congés payés à leur retour dans l’entreprise, même si la période en question a expiré.

Il existe des cas particuliers en revanche. A titre d’exemple, les conjoints et les personnes liées par un PACS qui travaillent dans la même entreprise ont droit à un congé simultané.

Pour les salariés nouvellement embauchés, ils peuvent, avec l’accord de l’employeur, prendre les congés qu’ils ont acquis sans attendre la fin de la période de référence.

L’ordre et la date du départ doivent être communiqués par l’employeur à chaque salarié et affichés au moins un mois à l’avance. Une fois fixée, cette date s’impose.

Le salarié peut prendre ses congés à une date ou pour une durée fixée unilatéralement par lui et partir sans une autorisation préalable de son employeur.

Il convient aussi de préciser que les jours de congés payés pris au cours d'une année sont ceux acquis au cours de l'année précédente. Par exemple, votre congé pris au cours de l'été 2016 peut l'être grâce aux jours que vous avez acquis entre le 1er juin 2015 et le 31 mai 2016.

Une entreprise peut aussi imposer la prise de jours de congés à ses salariés, à condition de respecter les règles du Code du travail.

Au moment de fixer l'ordre des départs en congés, l'employeur peut tenir compte de divers critères de choix. Le Code du travail (article L.3141-14) lui impose de tenir compte :

• De la situation de famille des bénéficiaires, notamment des possibilités de congé, dans le secteur privé ou la fonction publique,
• Du conjoint ou du partenaire lié par un Pacs,
• De la durée de leurs services chez l'employeur;
• Le cas échéant, de leur activité chez un ou plusieurs autres employeurs.
• Mais l'employeur peut aussi retenir d'autres facteurs tels que les dates choisies par le salarié l'année dernière ou les périodes de vacances scolaires.

Votre employeur ne pourra jamais vous imposer de prendre vos congés de façon anticipée. Votre accord est toujours nécessaire (Cass. Soc. 19 juin 1996, n°93-46549).

VI) Les règles en matière de répartition des congés payés

• Il y’a un maximum de 24 jours ouvrables qui peut être pris d’affilée (sauf dans certaines circonstances, la 5e semaine doit être donnée à part) ;
• Le congé payé qui ne dépasse pas douze jours ouvrables doit être continu ;
• Un congé de plus de 12 jours ouvrables peut être fractionné par l’employeur avec accord du salarié (ou des délégués du personnel s’il s’agit d’une fermeture de l’entreprise). Ici, 12 jours de congés doivent être pris en continu entre deux repos hebdomadaires entre le 1er mai et le 31 octobre, sauf si un accord collectif permet la prise de tout ou partie de ces 12 jours en dehors de cette période ;
• L’employeur peut imposer le fractionnement de la 5e semaine, pour permettre une fermeture de l’entreprise.
• Un salarié peut parfois demander à son employeur de prendre des congés anticipés, qui constituent des jours pris avant la période de prise de congés normalement applicable, qui débute le plus souvent le 1er juin.
• En matière de congés anticipés, la loi travail de 2016 a assoupli les règles en prévoyant que les congés payés peuvent être pris dès l'embauche (article L. 3141-12 du Code du travail). Avant cette loi, un salarié embauché pouvait parfois attendre un an avant de pouvoir prendre ses congés si l'employeur refusait de lui accorder des congés anticipés. Désormais, il peut prendre les congés qu'il a acquis sans avoir à attendre la fin de la période d'acquisition des congés (fixée généralement du 1er juin au 31 mai).
• A l'exception des jours fériés chômés, les périodes d'absence ne sont pas comptabilisées dans le temps de travail ouvrant droit aux congés payés, même s'il s'agit d'absences pour maladie, chômage partiel ou grève.
• Les périodes d'abscence comptabilisées sont le temps de formation, tous les congés payés (y compris ceux pour événement familial), les absences pour maladie professionnelle ou accident du travail, les repos compensateurs, le congé-maternité ou le congé d'adoption, ainsi que les jours d'absence consécutifs à un accident de trajet domicile-lieu de travail (Cour de cassation, 3 juillet 2012).

VII) Les conséquences de la maladie durant les congés payés

Les absences pour maladie n’ouvrent pas droit à des congés payés, sauf dispositions conventionnelles contraires. La même règle est appliquée en cas de congé-maternité pendant cette période.

En revanche, les jours de maladie intervenant pendant les congés ne seront pas comptabilisés dans le temps de travail.

En revanche, l’employeur ne saurait déduire du congé annuel les jours d’absence pour maladie.

A) Le salarié tombe malade pendant ses congés

Le salarié ne peut exiger que son congé soit prolongé au regard de la durée de la maladie ou qu’il soit reporté.

Pendant cette période, le salarié cumule son indemnité de congés payés calculée normalement avec les indemnités journalières de maladie versée par la Sécurité sociale. En revanche, il ne perçoit pas le complément de rémunération versé par l’employeur en cas de maladie.

B) Le salarié est absent pour maladie ou pour un accident au moment du départ en congés

Le salarié peut demander le report de ses congés lorsque son arrêt de travail prend fin et, avant que la période des congés payés soit close. L’employeur décide alors des dates du congé reporté.

Lorsque l’arrêt de travail prend fin après la clôture de la période des congés payés légale ou conventionnelle, le salarié a aussi droit au report de ses congés payés annuels, lorsqu’il a été empêché de les prendre en raison d’absences liées à une maladie, un accident du travail ou une maladie professionnelle.

Les salariés de retour d’un congé de maternité ou d’adoption ont droit à leur congé payé annuel, qu’importe la période de congé payé retenue, par accord collectif ou par l’employeur, pour le personnel de l’entreprise.

Pendant ses congés payés, le salarié n’a pas le droit de travailler pour le compte d’un autre employeur, ni d’avoir une quelconque activité rémunérée.

Si un salarié est malade pendant son congé, il n'a droit à aucun jour supplémentaire. La même règle est appliquée en cas de congé-maternité pendant cette période.

En revanche, les jours de maladie intervenant pendant les congés ne seront pas comptabilisés dans le temps de travail.

Quand le salarié tombe malade avant son premier jour de congé, il aura droit aux jours de congé qu'il n'a pas pu prendre du fait de sa maladie s'il reprend son travail avant la fin légale de la période de congés payés, c'est-à-dire le 31 octobre, Et l'employeur peut même lui imposer de les prendre avant le 31 octobre.

Si le salarié reprend le travail après le 31 octobre, la durée de maladie est « perdue » pour lui. Il n'aura droit à aucun jour supplémentaire.

Le salarié qui tombe malade avant le premier jour de ses congés payés a toutefois le droit, selon la Cour de justice européenne, de reporter la période de congés. 

C) Congés payés et rupture du contrat de travail

Un salarié peut-il prendre des congés payés pendant un préavis de licenciement ou de démission ? Deux situations doivent ici être distinguées.

Si le préavis commence alors que les dates de congés ont été préalablement fixées par l'employeur, le préavis est suspendu pendant cette période de congés. Exemple en cas de licenciement : lorsque la date des congés a été fixée avant sa notification au salarié (date de départ du délai de préavis), le préavis sera temporairement suspendu pendant son absence.

A l'inverse, si le préavis débute avant la fixation des dates de congés payés, la prise de congé ne peut être imposée ni par le salarié ni par l'employeur. Elle ne peut alors être fixée que d'un commun accord entre eux. Dans le même sens, le report du préavis du fait de l'éventuelle prise de congé ne peut être décidé que d'un commun accord.

Un salarié qui n'a pas pris tous les jours de congés payés qu'il a acquis à la date de son départ de l'entreprise a droit à une indemnité versée par l'employeur.

VIII) Le salaire

La rémunération du salarié doit être maintenue pendant sa période de congés payés. Il ne peut donc pas subir de retenue sur salaire en raison de son absence de l'entreprise.