L'entretien annuel : difficultés et bénéfices pour le manager

Comme dit l'adage, c'est dans la difficulté que l'on apprend. Comme tout exercice à enjeux, l'entretien annuel comporte des obstacles, des difficultés qu'il faut savoir surmonter pour en tirer les bénéfices. Dans cet article, Marie Laure Voisard, consultante en Ressources Humaines et co-fondatrice d'un cabinet de coaching et de conseil en management, fait le point sur les difficultés fréquentes rencontrées lors de cette entrevue. Et met en lumière les bénéfices pour le manager.

Les difficultés de l'entretien annuel

Ce que j'appelle difficultés, ce sont ces erreurs, commises aussi bien par l'évaluateur que par l'évalué, et qui nuisent au bon déroulement de cet exercice. Elles sont le résultat de négligences, parfois, ou au manque de temps, souvent. En voici la liste :

• Les évalués arrivent sans préparation de l'entretien
• Le manager n’a pas préparé et pour masquer ce manque monopolise le débat et n’écoute pas son collaborateur
• Les évalués déçus par des engagements non tenus précédemment (soit par le manager ou son prédécesseur) ne croient plus à l’intérêt de la démarche et sont dubitatifs
• L’évalué cherche à parler plus des tiers que de lui-même et la conversation dérive et s’éternise
• L’évalué refuse de signer son entretien pensant que la signature signifie un accord sur les objectifs alors que ce n’est qu’un visa signifiant que l’entretien a bien eu lieu
• Un collaborateur refuse de parler ou d’y assister
• L’évalué ou le manager refuse de se remettre en cause
• Absence d’écoute du manager
• Aborder des sujets qui n’ont pas leur place dans l’entretien : car le collaborateur doit être au centre (ex : modalité de réorganisation, revue d’équipe, point d’étape d’un projet, jugement sur l’organisation de l’entreprise… etc)
• Ne pas oser aborder le savoir être (compétences comportementales requises) de peur d’être dans le jugement ou de froisser l’interlocuteur qui ne pourra pas s’améliorer et qui ne comprendra pas son N+1, à cause des non-dits
• Remplir le support après l’entretien, ce qui est chronophage, n’est pas un acte de management
• En faire un acte administratif (remplir un support) et non un acte de management

Ces exemples sont issus de faits constatés au cours de ma carrière, notamment lors de l'encadrement et la mise en place d'entretiens d'annuels dans diverses entreprises. Ce type d'erreurs, par omission, négligence, mauvaise interprétation ou simplement manque de temps, risque de mettre à mal l'objectif prioritaire de l'entretien, à savoir faire progresser l'ensemble des collaborateurs.

Les bénéfices pour l'employeur de l'entretien annuel

Une fois ces difficultés évitées, ou surmontées, voici les bénéfices que doit pouvoir tirer le manager de ces entretiens annuels :

• Mieux connaître son collaborateur, ses attentes et ses besoins
• Clarifier si besoin la mission, les objectifs, les responsabilités, les périmètres d’intervention s’ils ne sont pas compris ou acceptés.
• Recueillir de l’information sur le vécu de l’évalué et du terrain
• Faire passer des messages importants et donner du sens
• Renforcer la relation N+1/N et la cohésion de l’équipe, en profitant de ce temps fort

Pour y parvenir, le manager se doit d'être ferme sur le cadre. la durée maximum ne doit pas excéder 2 heures et les thèmes abordés doivent être ceux du support d'entretien. Pour éviter de s'éparpiller, il doit également proposer d'autres rendez-vous, si nécessaire, sur des sujets opérationnels ou quotidiens qui n'ont pas leur place dans l'entretien annuel.

Conclusion

Faire preuve de  rigueur est le meilleur moyen de réussir un entretien annuel, côté salarié comme côté employeur. En effet, cet exercice périlleux demande un investissement total des deux parties, par une préparation approfondie qui leur permettra d'éviter les écueils traditionnels pour en tirer les bénéfices.
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