Entretien individuel : le manager idéal

L’entretien individuel, faire converger les objectifs

Lorsque l'entretien est bien construit, que le manager est bien formé à la méthodologie, c'est un espace dans lesquels les différentes parties prenantes (l'entreprise, le manager, le collaborateur) peuvent trouver des points de convergence des besoins de chacun pour faire émerger la performance.

Pas d’entretien individuel réussi sans préparation

La préparation est une étape préalable importante qui ne concerne pas que le manager. Le collaborateur aussi doit se préparer. Tous les deux doivent poser un regard sur l’année écoulée, sur les succès, les écueils, et en faire un débat. Le manager de son côté devra porter un regard juste sur les résultats, mais aussi sur les efforts, même si le résultat n’est pas à la hauteur de ce qui était attendu. Les informations doivent donc être recueillies par les deux parties autour d’un système d’indicateurs le plus fiable, simple et objectif possible. Il doit s’appuyer sur un référentiel de compétences connu et reconnu. Il doit également préparer chaque étape de l’entretien et être en mesure d’écouter le point de vue de son collaborateur. Les désaccords doivent servir de point d’échange et non de point de rupture.

En général un entretien dure entre 1h30 et 2h pour passer toutes les étapes de l’accueil, en passant par l’évaluation des objectifs, l’évaluation des compétences, la fixation d’objectifs, le projet professionnel, jusqu’à la conclusion.

Si un manager devait se fixer un objectif pour l’entretien indiviuel, je lui conseillerai de permettre l’expression de son collaborateur dans un esprit de progrès.

Le rôle du manager : créer les conditions d’un échange collaboratif

C’est bien par ses propres comportements pendant l’entretien, que le manager pourra voir venir de la coopération, de l’engagement, de la motivation de la part de son collaborateur. C’est une posture complexe qui est actuellement désignée sous l’intitulé de manager-coach. Complexe car laisser un espace d’expression n’est pas toujours évident pour le manager à qui l’on demande des résultats à court voire très court terme, et où dans cet exercice, il doit se positionner sur une capitalisation des talents à moyen ou long terme. Dans ce paradoxe certains managers vont forcer la directivité par un "comportement de juge ou de moralisateur, et perdre ainsi l’impact possible de cet espace de parole.

Le manager doit faire les efforts pour comprendre le point de vue de son collaborateur, accepter qu’il ne soit pas parfait, accepter qu’il soit nécessaire de prendre plus de temps que prévu, avoir confiance dans les capacités de son collaborateur au lieu de ne voir que les difficultés.

Un management de qualité facilite le déroulement de l’entretien individuel

Il faut des bases en management pour faire un entretien individuel qui apporte des éléments de progrès. En plus il est nécessaire de se remettre en question en tant que manager. Alors les techniques ce n’est pas cela le plus compliqué, car appliquer des techniques est à la portée de tout un chacun. Mais se remettre en question sur ce qui empêche mon collaborateur d’avancer, de se motiver, de progresser revient à dire que c’est le manager qui doit progresser. J’ai tendance à dire que l’entretien annuel a la qualité et l’efficacité du management qui le produit.

La fixation d’objectifs, étape délicate de l’entretien annuel

Fixer des objectifs de manière efficace est une vraie difficulté. De nombreux managers ne passent pas assez de temps sur cette étape qui touche la motivation des collaborateurs et quelques fois leur rémunération. C’est un point d’achoppement régulier et destructeur de la relation de confiance entre le manager et son collaborateur.

Fixer des objectifs revient à engager la spirale du succès ou de l’échec, et peu de managers, de dirigeants ou d’organisations ont conscience de l’impact négatif que cela produit lorsque l’objectif est fixé de manière inadaptée. Trop haut et le collaborateur se désengage, trop bas et il ne met pas le cœur à l’ouvrage, mal orienté et il court après l’impossible et s’épuise, mal calibré et il se perd en route, pas suivi et c’est le constat d’échec en fin d’année, la dévalorisation et l’anticipation de l’échec,… et la liste est plus longue encore des possibilités d’atteindre l’inverse de ce que l’on cherche, c'est-à-dire le progrès.

Le suivi de l’entretien annuel

Conclusion

Former les managers est indispensable. C’est un acte managérial qui permettra l’évolution de toute une équipe. Que le manager arrive à penser que cet entretien annuel va lui permettre de faire évoluer ses propres résultats serait une bonne chose. On reconnaît la qualité du manager au nombre de ses collaborateurs qui progressent professionnellement, et l’acte incontournable est ce rendez-vous annuel, cet espace privilégié où l’on peut faire s’exprimer les talents … ou les futurs talents.